Взгляд инсайдера на выбор MICE-агентства

Взгляд изнутри на критерии выбора профессионального организатора деловых и корпоративных событий. О лайфхаках для заказчиков поговорили с Алёной Эйвел, операционным MICE-директором корпоративного бизнеса Випсервис

Подробнее на сайте Випсервис.Радар

– Кого выбрать, MICE, Event или коммуникационное агентство?

– На рынке деловых мероприятий наметился тренд на формат единого окна. Стираются границы между MICE и Event, а компании стремятся мотивировать команду и связать деловую программу с корпоративными ценностями через геймификацию, дизайн и продакшн. Так что выбирайте агентство, которое предложит решение задачи под ключ по вашему техническому заданию и сможет его обосновать. Например, у Випсервис есть инструменты, чтобы объединить все составляющие – логистику, проживание, креативную концепцию и технологии.

– Как именно искать подрядчика?

– Это зависят от внутренних регламентов организации. Есть тендерный отбор, когда исполнителя под масштабный проект выбирают на базе четких критериев, через процентную или балльную систему. Более неформальный способ поиска по отзывам, рекомендациям и в интернете чаще встречается на средних и небольших по бюджету проектах.

– Как заказчику изучать портфолио кандидатов?

– Искать релевантные кейсы по формату мероприятия, масштабу, креативу и сложности логистики. Проверить, что у агентства есть опыт в разных типах ивентов. Так, в практике MICE выделяют круглые столы, тимбилдинги, бизнес-конференции, инсентив-туры (мотивационные поездки). Деловые мероприятия различают и по принципу офлайн/онлайн/гибрид. Всё чаще востребованы проекты, которые сочетают сразу несколько форматов, деловую и развлекательную части.

– Клиент хочет проверить репутацию агентства. Как это сделать?

– Стоит оценить опыт и масштаб агентства — список и уровень клиентов, имидж на рынке и финансовую устойчивость компании. Сделать это можно методами OSINT (разведкой по открытым источникам), через отзывы коллег по цеху, поиск упоминаний в отраслевых СМИ.

– Как понять, что говоришь с профессионалом?

– Дело в проактивности. Хороший знак, если менеджер может выслушать, направить, открыто рассказать о плюсах и минусах, предложить варианты на замену. Прекрасно, если клиент сам понимает, что ему нужно, и приходит со своим видением, но чаще к агентству обращаются за экспертизой. Само предложение агентства должно быть конкурентно по цене и качественно по наполнению. Это значит, что проведена работа с отелями и подрядчиками, чтобы получить лучшие условия в оговорённом бюджете. Доверяйте исполнителю, если менеджер открыто обсуждает ценообразование и рамки бюджета, ведь заказчику важно понимать, чем обусловлена цена позиций в смете. 

– Переходя к вопросу о бюджете, как его правильно обговорить?

– Бюджет можно не бояться называть открыто, но, если по каким-то причинам заказчик не готов этого сделать, можно подойти к этому вопросу по-другому. MICE-менеджер Випсервис обычно задаёт уточняющие вопросы о количестве участников, локации, категории отеля, предпочтениям по меню. Это уже даёт картину стоимости проекта.

MICE-команда Випсервис организует деловые мероприятия в самом разном бюджете и масштабе, от круглых столов на 10-20 участников до Спартакиады на 3000+ человек. Холдинг Випсервис на рынке более 25 лет и ежегодно входит в топ-200 крупнейших частных компаний страны по версии Forbes. Кроме MICE и организации командировок, холдинг занимается продажей авиа и ж/д билетов и разработкой ИТ-решений в сфере тревел.

К статье на сайте Випсервис.Радар

Отправить запрос MICE-команде Випсервис