Автоматизируем командировки с Hamilton Apps

Управляющий директор Hamilton Apps Юлия Брагинская — об автоматизации командировок и ускорении документооборота

Подробнее на сайте Випсервис.Радар

Hamilton Apps – облачные приложения для автоматизации бизнес-процессов с фокусом на быстрое и эффективное согласование командировочных расходов. Они переводят в онлайн документооборот, связанный с деловыми поездками, минимизируют ошибки и ускоряют работу всей команды.

Что под капотом?

3 модуля Hamilton Apps помогают оцифровать рутинные согласования и отчёты:

1. Hamilton Командировки – модуль для запроса на расход. Он позволяет авторизовать служебную поездку и другие операционные расходы.
2. Hamilton Авансовый отчёт помогает отчитаться за понесённые в поездке расходы онлайн.
3. Hamilton Счёт агентства обрабатывает счета на тревел-услуги, сверяет их с утверждённым бюджетом и помогает сформировать бухгалтерскую проводку.

Их можно подключить отдельно или в связке, интегрировать с онлайн-инструментом бронирования OBT (Online Booking Tool) либо заказывать услуги через агентство делового туризма и вносить данные о билетах, трансферах и гостиницах вручную.

Срок подключения Hamilton Apps — от 3 до 6 месяцев, так как важно составить верную картину согласований внутри бизнеса и дать клиенту "пощупать" прототип. После 3 обучающих вебинаров приложения "выкатываются в продакшн". Готово!

Приложение-хамелеон

Hamilton Apps могут быть любыми: от бесшовной автоматизированной системы оформления и согласования командировок до инструмента для простой авторизации лимита на расход. Вариант А — полный перевод документооборота и заказа поездок в онлайн. Cотрудники бронируют тревел-услуги в онлайн-системе бронирования (Online Booking Tool), не выходя из приложений Hamilton, а руководитель подписывает документы электронной цифровой подписью (ЭЦП). Бухгалтерские проводки по авансовым отчётам формируются автоматически. 

Вариант Б предполагает больше ручного ввода: сотрудник сам заполняет информацию о длительности командировки, ценах на авиабилеты и отель, после чего она автоматически загружается в систему 1С. Между опциями А и Б  возможны почти любые конфигурации. Всё зависит от того, как построены внутренние процессы заказчика. 

Вот лишь некоторые полезные фишки Hamilton: 

Мобильность

Сотрудник оставляет заявку на согласование или отправляет авансовый отчёт в бухгалтерию со смартфона или планшета. Вёрстка приложений адаптируются под любой экран, а для работы нужен только доступ в интернет.

Облачная технология

Приложения живут "в облаке". Не нужно устанавливать программное обеспечение — Hamilton Apps предоставляются клиентам по подписке. Настройки гибко меняются, если у клиента изменилась тревел-политика, нужно подключить новые функции, например, цифровые подписи или важно перейти с зарубежного на российское ПО.

Легкая интеграция с российским ПО

"Сегодня многие заказчики отказываются от зарубежного "софта" и переходят на российское программное обеспечение. Мы умеем очень быстро перевести интеграцию с иностранных аналогов, например, на 1С. У нас в этом огромный опыт."

Персональные данные под защитой

Мы размещаем серверы в хорошо защищенных выделенных центрах обработки данных на территории России в соответствии законом "О персональных данных" и сертифицировали приложения в соответствии с международными стандартами информационной безопасности ИСО 27001. 

Кастомизация

Hamilton Apps кастомизируются под конкретную команду сотрудников. Логика авторизации расходов в онлайне полностью соотносится с принятыми регламентами и запросом организации. Мы изучаем тревел-политику и бизнес-процессы компании "под лупой". 

А кейсы есть?

Приложения от Випсервис помогают десяткам самых разных компаний ускорить и автоматизировать бизнес-процессы. Об историях успеха наших клиентов вы можете узнать здесь.

Пройти тест-драйв Hamilton Apps

На сайт Випсервис.Радар