Имплементация без боли: как подключиться к OBT?

Имплементация – подключение клиента к системе онлайн-бронирования командировок – почти всегда сопровождается большим количеством вопросов от заказчика. "Почему так долго?", "а в чём сложность-то?" – вот самые частые из них. Давайте разберёмся! О том, как клиенту пройти этот процесс максимально гладко и не потратить лишних сил, рассказывает Наталья Русова, руководитель по развитию бизнес-процессов и продуктов Випсервис

Полную версию читайте на сайте Випсервис.Радар

Отвечу на самые популярные вопросы про имплементацию. 

Что такое имплементация?

Начнём с небольшого ликбеза.

Имплементация в бизнес-тревел — настройка системы онлайн-бронирования командировок (ОВТ) так, чтобы заказчик мог самостоятельно формировать тревел-пакеты для деловых поездок из множества различных услуг. 

Цель – дать клиенту возможность "здесь и сейчас" самому выбирать нужные услуги для своей командировки, а для бизнес-тревел агентства – увеличить количество и скорость обработки онлайн-запросов. 

OBT – это онлайн-система бронирования командировок, в которой сотрудник на стороне клиента сам покупает билеты, выбирает отели и страховки.

Что входит в имплементацию?

Как правило, имплементация будет включать создание профайлов путешественников, загрузку тревел-политики в систему бронирования, настройку списка авторизованных лиц для заказа услуг и специальных договоров с отелями и авиакомпаниями, а также согласование формата закрывающих документов. Этим список не ограничивается: иногда онлайн-систему приходится перекраивать специально под клиента. 

Как клиент участвует в этом процессе?

Заказчик входит в команду имплементации наравне со специалистами бизнес-тревел агентства, ведь предстоит согласовать функционал OBT по большому ряду параметров. По опыту мы видим, что если за имплементацию отвечает специалист отдела закупок, секретарь или бухгалтерия, процесс может растянуться на много недель. В идеале это должен быть тревел-координатор. Сотрудник, который либо сам ранее уже бывал на стороне организатора командировок и знает внутренние процессы компании от и до, либо отвечает за поездки для своих коллег и в курсе всех этапов их организации в своей компании.

Если такого знатока командировок у клиента нет, без паники! У нас заготовлены опросники, по которым мы сможем быстрее получить нужную информацию, а клиенту будет понятно, что в целом следует выяснить на своей стороне для успешного запуска ОВТ.

В чём секрет успеха имплементации?

Всё дело в четком распределении ролей участников имплементации как на стороне агентства, так и на стороне клиента. Расскажу случай из своей практики. Я вела проект по интеграции системы клиента с ОВТ. Мы действовали в тандеме с заказчиком, и наша команда разобралась на 100% и в функционале OBT, и в особенностях внутренних систем клиента. В результате клиент получил цикл обучающих сессий, а наши тревел-консультанты — инструктаж о запуске нового проекта. После этого все разошлись по сторонам.

Каково же было мое удивление, когда спустя 2 недели после тренинга мы услышали от тревел-консультанта вопрос, а что это за клиент, который прислал вопрос по обмену авиабилета. Оказывается, сотрудники заказчика после тренинга сразу же начали совершать заказы. Выходит, обучение было настолько успешным, а инструкции такими подробными, что пользователям просто не потребовались дополнительные консультации.

Полная версия Q&A на Випсервис.Радаре