Випсервис: «Мы на 20% ускорили согласование проектов благодаря ит-платформе MICEter»

Випсервис продолжает формировать тренды на рынке мероприятий, органично сочетая креативные концепции и технологии. Для MICE-менеджера важно приводить к единому знаменателю обработку разноплановых проектов и экономить силы на стратегические задачи. Клиенты приходят в агентство за индивидуальным подходом – но и среди заказчиков растёт запрос на автоматизацию внутренней взаимной рутины и упрощения согласований смет. О том, какие технологии оптимизации бизнес-процессов и подходы использует корпоративный бизнес Випсервис, рассказывают Управляющий директор Ольга Долгова и Операционный MICE директор Алена Эйвел.

НОВЫЙ СПОСОБ УСКОРИТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ MICE-КОМАНДЫ

MICE-департамент Випсервис нашёл способ ускорить бизнес-процессы и включить каждого участника в единую инфосреду, проще обмениваться сметами по мероприятиям и управлять event-проектами в целом. Компания применила профильный онлайн-инструмент и смогла на 20% сократить сроки согласования и на 15% — время на обработку запросов. Продукт помог свести к нулю риск ошибок ввода данных за счет автоматизированных смет. Сроки закрытия проекта сократились в 5 раз.

Также нагрузка на каждого сотрудника MICE-департамента стала распределяться более эффективно: платформа помогает видеть свободные «руки» и равномерно распределять задачи. Для топ-менеджмента полезна автоматизированная управленческая отчетность по обработке проектов, которую можно выгружать из онлайн-системы.

Рассказываем, как Випсервис пришёл к такому результату.

«Мы изучили рынок в поисках подходящего инструмента для этой задачи и обратили внимание на онлайн B2B-платформу MICEter. Команда протестировала продукт и убедилась, что это решение отвечает запросу Випсервис на оптимизацию внутренних бизнес-процессов с учётом особенностей документооборота в сфере корпоративных событий», — комментирует процесс выбора инструмента Алена Эйвел, Операционный MICE-директор корпоративного бизнеса Випсервис.

Платформу MICE-департамент корпоративного бизнеса Випсервис оценивал с двух сторон — как профессиональный организатор событий и с точки зрения потребностей корпоративных клиентов. На этапе тестирования Випсервис предложил MICEter расширить функционал: детализировать сметы и расчет НДС, добавить новые типы мероприятий к фильтрам и автоматическое обновление курса ЦБ.

ЧТО ВНУТРИ ИТ-ПЛАТФОРМЫ ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЙ?

Экспертная группа по оптимизации процессов из Випсервис обратила внимание на удобство и для MICE-менеджера, и для клиента — после апгрейда платформы и подключения дополнительных модулей, которые согласовали разработчики MICEter и Випсервис при настройке системы, инструмент стал еще более практичным и универсальным. Образуется единая рабочая среда для цепочки «Поставщик – ТМС – Клиент». Платформа учитывает специфику мероприятия, будь то цикловая конференция, конгресс или круглый стол. С MICeter легко вести документацию в едином образце еще на стадии согласования проекта и быстро выгружать промежуточные сметы, внося новые данные в процессе.

Менеджеры Випсервис уточняют и актуализируют смету «на лету» — она создается в едином шаблоне, где все данные считаются автоматически, а формулы запрограммированы и не сбиваются. НДС рассчитывается по каждой услуге, и можно сразу перевести стоимость в другую валюту по актуальному курсу.

ЧЕМ ПОЛЕЗНА ЕДИНАЯ РАБОЧАЯ СРЕДА ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА?

Сегодня Випсервис уже полностью перешел на автоматизированное управление MICE-проектами на платформе MICEter и готов поделиться экспертизой с рынком.

«Мы обрабатываем запросы на мероприятия в рамках единого онлайн-пространства. Клиент получает доступ к сметам и документации по проекту в личном кабинете и может быстро вносить корректировки. Больше не нужно вручную отслеживать их по электронной почте. Для клиентов Випсервис это бесплатно: при желании менеджер со стороны заказчика регистрируется на MICEter в статусе «корпоративного клиента» и может получить документацию в реальном времени. Бриф, сметы и тайминг делового события хранятся сразу в одном «контейнере» на платформе, там же заказчик связывается с нами в чате для уточнений, если для него это удобный способ общения», — подчеркивает Операционный MICE директор Алена Эйвел.

Важное преимущество продукта в том, что при запросе промежуточных смет Випсервис при помощи MICEter с лёгкостью может выслать ссылку на документ, так и выгрузить Excel-таблицу — что комфортнее клиенту.

«Наша команда готова знакомить заказчиков с интерфейсом онлайн-инструмента, помогая ускорить все согласования при организации мероприятий и делая процессы прозрачными и понятными. Все документы сразу хранятся в одном месте и доступны в любое время в режиме онлайн, что очень удобно как клиентам, так и event-менеджерам. Определенно, процесс диджитализации в индустрии событий неизбежен. При этом наша формула — это технологии с умом, где на первом плане экспертиза ТМС, а ИТ-инструменты оптимизируют текущие процессы и дают дополнительную ценность клиенту», — комментирует Управляющий директор корпоративного бизнеса Випсервис Ольга Долгова.

Справка о компании Випсервис

Холдинг образован в 1993 году. Випсервис включает более восьми видов бизнеса: это организация деловых поездок и корпоративных мероприятий, консьерж-служба, субагентская сеть, билетное онлайн-агентство, учебный центр, собственная разработка ИТ-инструментов для тревел. В качестве оператора Випсервис управляет федеральной сетью сервисных центров по бронированию авиационных и железнодорожных перевозок, а также тремя гостиничными проектами.