Vipservice optimiert den Dokumentenfluss: Umstellung auf elektronische Urlaubsverarbeitung

In letzter Zeit sind viele Unternehmen bestrebt, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, und die Vipservice Holding bildet da keine Ausnahme. Die Reduzierung der Verwendung von Papierdokumenten und Umstellung auf elektronische Formulare bilden einen der wichtigsten Optimierungsbereiche.

Ein anschauliches Beispiel für eine solche Optimierung war der Dokumentenfluss im Zusammenhang mit der Durchführung, Genehmigung und Gewährung von Urlaub an Mitarbeiter. Früher musste ein Mitarbeiter einen schriftlichen Antrag stellen, ihn mit der Geschäftsleitung abstimmen und bei der Personalabteilung einreichen, damit sein Urlaub genehmigt werden konnte.

Dank der Umstellung auf ein elektronisches Dokumentenmanagement ist das Verfahren für Urlaubsgewährung nun viel einfacher und schneller geworden. Der Mitarbeiter füllt das elektronische Urlaubsantragsformular im Unternehmensportal aus, gibt Beginn und Ende des Urlaubs an und schickt es zur Überprüfung an die Geschäftsleitung. Sobald dem Antrag zugestimmt wurde, wird der gewährte Urlaub automatisch im Informationssystem aktualisiert, und der Arbeitnehmer kann seinen Urlaub genießen, ohne sich um den Papierkram kümmern zu müssen.

Die Optimierung des Dokumentenflusses ermöglichte es der Vipservice Holding, die Zeit für die Urlaubsbearbeitung zu verkürzen, die Anzahl der Fehler zu reduzieren und die Arbeit der Personalabteilung zu vereinfachen. Außerdem konnten somit die Kosten für Papier, Druck und Lagerung von Dokumenten gesenkt werden, was angesichts der ständig steigenden Preise für diese Ressourcen ein wichtiger Faktor ist.